Descubre cómo mejorar tu rendimiento: elimina los ladrones del tiempo

Si eres de esas personas que se han propuesto una y otra vez aprovechar el tiempo para estudiar o conseguir objetivos de trabajo y al final, por unas cosas o por otras no lo consigues, este artículo te interesa.

Se entiende por ladrones del tiempo aquellos hábitos o actividades que hacen que tardes en realizar una tarea mucho más tiempo del estimado inicialmente. Es decir, son interrupciones, pequeñas distracciones o pausas que afectan a tu atención, concentración y memoria y que, como consecuencia, provocan que se desperdicie parte del tan valorado tiempo del día a día.

Vamos a conocer cuáles son los principales ladrones del tiempo y cómo se pueden manejar para que dejen de ser un obstáculo en la consecución de tus metas.

El rey de los distractores actualmente; el móvil. Las notificaciones, redes sociales, suscripciones… en definitiva, todo aquello que haga sonar la campanita o haga que se encienda tu pantalla, reclamando tu atención inmediata.

➤ Si alguien necesita algo de ti urgente, no te lo comunicará por este medio, te llamará. La mejor solución ante este distractor consiste en silenciar las notificaciones (puesto que ignorarlas es difícil, es mejor no tenerlas) y reservar momentos del día para consultarlas de forma consciente y voluntaria.

Las reuniones. Si trabajas o estudias con otras personas, seguramente tengas que hacer reuniones. Las reuniones en sí no son el problema, pero se convierten en pérdida de tiempo cuando no se hacen de la manera más eficaz.

➤ Para promover reuniones eficaces y productivas, lo primero que se debe tener en cuenta es convocarlas cuando realmente sean necesarias, y no hacerlas periódicamente porque sea una rutina o costumbre. Para convocar una reunión se debe fijar la hora de inicio y fin y los temas a tratar. Todo lo que no sea contenido a tratar de esa reunión, debe tratarse en otro momento. Por último, lo ideal sería llevar el material preparado y finalizar la reunión con las tareas claras.

Las interrupciones: llamadas, visitas no planificadas, preguntas, petición de ayuda… Es cierto que, en su mayoría, estos imprevistos no dependen de ti, pero lo que sí está en tu mano es decidir si permites que ocupen tu tiempo o no.

➤ Valora si es una urgencia que requiera tu atención inmediata y, si no es así, lo mejor será decir que no de forma asertiva o pactar otro momento para abordar ese asunto. También sería interesante poner barreras para prevenir dichas interrupciones, tales como cerrar la puerta, poner un cartel de no entrar o pedir que no interrumpan de antemano.

Multitarea. Puede parecer una paradoja, ya que muchas personas piensan que el multitasking permite ahorrar tiempo e incrementar la productividad, pero la realidad es que, en la inmensa mayoría de las veces, no es así. Dividir la atención trae como consecuencia la pérdida de concentración y eficacia, por lo que es más fácil cometer errores que luego tendrás que subsanar, invirtiendo más tiempo.

➤ Para eliminar este ladrón del tiempo, la mejor solución es tener una buena planificación y organización del tiempo, tanto semanal como diaria.

Mala planificación y organización. Puedes estar teniendo este problema si ves que pierdes tiempo en decidir cuál es la siguiente tarea a realizar, si tienes que dejar actividades a medias para atender otras que vencen antes, si olvidas plazos o si las tareas que están un tiempo como pendientes, se acaban convirtiendo en urgentes. En definitiva, tener que afrontar cada día una larga lista de tareas y tener la sensación de ir corriendo a cada momento porque no llegas.

➤ El primer paso para solucionar este problema consiste en diferenciar lo importante de lo urgente, escribirlo en tu agenda cada día y dejar hueco para imprevistos que puedan surgir. Si ocupas cada minuto de tu día de una forma poco realista, será prácticamente imposible cumplir con todos tus objetivos y poco a poco te irán acompañando el estrés y la frustración.

Carencia de objetivos y falta de motivación. Este ladrón del tiempo está vinculado con el anterior. Los objetivos a corto y largo plazo ofrecen una visión de conjunto de hacia dónde vamos, qué meta perseguimos y para qué hacemos cada tarea. Si no tienes claros los objetivos diarios y futuros, corres el riesgo de vivir en “piloto automático” y parecerá que todos los días sean iguales.

➤ Para unos minutos y piensa en qué metas te gustaría conseguir y qué necesitas hacer para llegar a ellas, esos pequeños pasos serán tus objetivos diarios. Planifica el día en función esos objetivos. Y una recomendación extra: que tus objetivos no sean solo de productividad, también necesitas alimentar tus metas personales y de autocuidado😉

Dificultad para delegar. En muchas ocasiones, tenemos dificultad para delegar bien porque no queremos molestar, bien porque necesitamos tener la certeza de que va a estar bien hecho. Cuando no delegas lo más probable es que te sobrecargues y que, al final, no encuentres tiempo para esas tareas que son realmente importantes. Quizá puede parecer que tienes el control, pero es todo lo contrario.

➤ Para empezar a delegar, puedes seleccionar de tu lista de tareas, aquellas que no necesitas que estén completamente impecables y que se vayan a repetir en el futuro, de esta forma, la persona en la que delegas irá haciendo suya esa tarea de forma progresiva. Confía y busca qué beneficio te está aportando delegar.

Dificultad para decir “no”. Esto suele aparecer cuando aceptas tareas o responsabilidades que no te corresponden. Este tipo de situaciones te hará perder mucho tiempo y dejarás de dedicárselo a tus objetivos. Incluso es probable que luego te sientas enfadado/a o molesto/a con esas personas por ponerte en ese aprieto.

➤ ¿Qué te frena a la hora de rechazar estas propuestas? Lo más común suele ser miedo al rechazo, a que los demás se enfaden o a que nos juzguen. La buena noticia es que esta habilidad se puede entrenar, podrás comprobar de primera mano que se puede decir “no” y priorizarse sin que haya una catástrofe como consecuencia.

Procrastinación. Dejar para más tarde algo que sabes que tendrías que hacer en este momento. Al final se hace bola y acabas perdiendo más tiempo del que hubieras invertido al principio. ¿Te suena?

➤ Si tienes curiosidad por aprender cómo solucionar este problema tan común, puedes leer también este artículo.

Perfeccionismo. A ver si te suena esta situación… estás redactando un documento en Word, quieres que el título quede alineado con una columna o una foto, cuando vas a ponerlo donde quieres, se queda unos milímetros descuadrado y empieza una pelea infinita con Word para dejar el documento perfecto. Cuando por fin lo consigues, han pasado 20 minutos. 20 minutos que has perdido por algo que no es importante, y eso si consigues cuadrarlo…

➤ Entrenar en aumentar tu tolerancia a la imperfección, no te llevará cometer fallos, sino que te ayudará a invertir tu tiempo en cosas más productivas y beneficiosas. Quizá puedes plantearte dar un pequeño paso cada día y decidir a qué imperfección eliges exponerte hoy.

Ahora que conoces mejor cuáles son los ladrones del tiempo más comunes, estoy segura de que eres más consciente de qué te ha estado obstaculizando tus metas diarias. Te invito a poner en práctica estas herramientas y, si consideras que te gustaría profundizar en alguna de ellas, nuestro equipo estará encantado de ayudarte.

Jéssica Santamaría Gómez-Lobo

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